🎥 Kommunikation im Team – So wissen alle Bescheid. Yeay!

Gerade im Hotelgeschäft und der Gastronomie, wo viele Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenarbeiten, werden Informationen oft nicht richtig oder gar nicht weitergegeben. Das Resultat einer schlechten Kommunikation im Team: frustrierte Mitarbeiter, enttäuschte Gäste und ein unproduktives Betriebsklima. 

Mit digitalen Plattformen und Apps für das Gastgewerbe kannst Du Infos und Aufgaben übersichtlich verteilen und Deine MitarbeiterInnen gezielt ansprechen. Kommunikation im Team kann eigentlich ganz einfach sein. (gesponserter Content)

Inhaltsüberblick 

• Positive Kommunikation ist wichtig für Dein Team.
• Apps sind die neuen Kommunikations-Helden im Team.
• Bereits nach vier Wochen sieht man positive Veränderungen.
• Das schlimmste Gefühl für Deine Mitarbeitenden ist Unsicherheit.
• Ein digitales System für die Kommunikation im Team – einfach, direkt und transparent.
• Eine typische Anwendung ist eine Reparaturmeldung per App mit Foto.
• Deine Teammitglieder können aber auch Fragen weitergeben.
• Gesammeltes Wissen – digitalisierte Handbücher für Dein Team.
• „Hast Du schon gehört?“ Der digitale Flurfunk.
• Eine App in mehreren Sprachen – Keiner bleibt außen vor.
• Der Chat – Es darf gequatscht werden.
• Pushbenachrichtigungen wachen über störungsfreie Auszeiten.
• 6 Tipps, die im direkten Gespräch nicht fehlen dürfen.
• Der wichtigste Faktor für Deine Kommunikation ist Deine Aufmerksamkeit.
• Überblick vereinfacht den Alltag von Hoteliers und ihren Teams.

Positive Kommunikation ist wichtig für Dein Team.

Eine gute Kommunikation verbessert nachweislich das Arbeitsklima und bindet Mitarbeitende an Deinen Betrieb. Sie fühlen sich ernst genommen, dazugehörig, informiert und dadurch selbstsicherer. 
Das stärkt die qualitative Arbeit und alle im Team gehen motiviert und freundlicher miteinander um. Fließt die Information richtig, passieren viel seltener Fehler.

Aber wie informierst Du Dein Team, wenn nicht immer alle gleichzeitig an ihrem Arbeitsplatz sind und Du niemanden an seinem freien Tag stören willst? E-Mails oder Aushänge werden von Mitarbeitenden oft übersehen oder in der Hektik zu spät wahrgenommen. 

Dabei wünschen sich gerade die Menschen, die tagtäglich für das Wohl Deiner Gäste hart arbeiten, klare Ansagen und ein kollegiales Arbeitsklima. Vor allem aber freuen sie sich, wenn sie von Dir ein lobendes Wort hören.

“Wir alle kennen das Gefühl, blöd vor einem Gast dazustehen, nur weil etwas nicht an uns weitergegeben wurde.”

Helmut Harz, Geschäftsführer von ‚Überblick‘, hat eine einfach überzeugende Lösung, um die Kommunikation im Team zu verbessern.

Apps sind die neuen Kommunikations-Helden im Team.

Im Zeitalter der Digitalisierung können Dir Online-Programme und Apps schnell helfen, die interne Kommunikation in Deinem Restaurant oder Hotel anzukurbeln. Wir waren von der App von ‚Überblick‘ besonders begeistert.

‚Überblick‘ CEO Helmut Harz hat sich mit seinem Mitarbeiterkommunikations- und Aufgabenmanagement-System auf das Hotelbusiness spezialisiert.

Selbstverständlich hält ‚Überblick‘ alle Regeln der DSGVO ein.

Bereits nach vier Wochen sieht man positive Veränderungen.

Kommunikation auch team-übergreifend muss transparent sein. Das Management sollte seine Mitarbeitenden regelmäßig kontaktieren und dabei jeden erreichen, sei es mithilfe einer digitalen App, Online-Plattform oder in einem persönlichen Gespräch.

Der Vorteil eines digitalen Kommunikationssystems: Du erreichst alle gleichzeitig und erhältst sogar eine Bestätigung, wenn die Angesprochenen die Aufgabe oder Info gelesen haben. Und dies geht auch mehrsprachig, per Knopfdruck.

Das schlimmste Gefühl für Deine Mitarbeitenden ist Unsicherheit.

Gerade in der Corona-Krise fühlen sich Deine Teammitglieder oft zu Hause allein auf sich gestellt und von ihrem Betrieb vergessen. Sie denken, sie sind nicht wichtig für das Unternehmen. 

Es hat sich gezeigt, dass MitarbeiterInnen oft das Schlechtestes erwarten, wenn sie nichts von ihren Vorgesetzten hören. Wir empfehlen Dir, regelmäßig mit ihnen Kontakt zu halten.

Da würde zum Beispiel schon die Nachricht „Wir wissen selbst noch nicht, wie es weitergeht, aber warten auf Infos bis zum Ende der Woche“ helfen. 

„Das schlimmste Gefühl für Deine Mitarbeitenden ist Unsicherheit und dem können wir gerade mit unserer App und der dazugehörigen Web-Version perfekt vorbeugen“, erklärt uns Helmut Harz.

Das intuitiv bedienbare Online-Kommunikations-Tool ‚Überblick‘ kannst Du von jedem Device aus einsehen und bespielen.

Ein digitales System für die Kommunikation im Team – einfach, direkt und transparent.

Den Entwicklern von ‚Überblick‘ war es besonders wichtig, ein leicht bedienbares System zu erschaffen, auf das alle Mitarbeitende Zugriff haben – am Computer oder als App.  

„Die meisten Menschen kommunizieren heutzutage sowieso mit ihrem Smartphone. Deshalb wird die App auch so gut akzeptiert“, sagt Harz. „Das Team hat sogar Spaß daran, erledigte Sachen abzuhaken, sich online einzulesen oder am Schwarzen Brett mehr über KollegInnen zu erfahren.“

Du kannst Aufgaben an Dein Team oder an einzelne Personen vergeben. 

‚Überblick‘ ist leicht verständlich und vereint alle Arbeiten des Hospitality-Alltags. Der Empfänger bestätigt den Erhalt und markiert die Aufgabe bei erfolgreichem Abschluss. So ist jeder auf die Minute und stets up to date.

Wiederkehrende Aufgaben kannst Du einfach im System hinterlegen. Zum Beispiel für Wartungen in der Technik und Übergaben beim Schichtdienst. Das ist für Manager und die Geschäftsführung eine große Zeitersparnis und macht Deinen Alltag erheblich leichter. 

Eine typische Anwendung ist eine Reparaturmeldung per App mit Foto.

Die verantwortlichen KollegInnen bekommen eine Push-Benachrichtigung und die relevanten Mitarbeitenden sehen den Status. Im ersten Schritt bietet ‚Überblick‘ bei Aufgaben Transparenz, im zweiten Schritt werden Analysen und Auswertungen gewonnen.

Deine Teammitglieder können aber auch Fragen weitergeben. 

Wenn zum Beispiel ein Gast etwas an der Rezeption wissen wollte, könnte bei ‚Überblick‘ für alle sichtbar unter der Rubrik ‚Wissen‘ die Frage und auch die Lösung ablegt werden.

Teammitglieder können auch immer wieder etwas nachlesen. Oft klagen neue Mitarbeitende darüber, dass sie von jedem etwas anderes hören. Stellst Du die nötige Information digital bereit, gibt es auf jeden Fall weniger Missverständnisse.

Künftig gehört der Papierkram in die „Ablage P“. Mit Überblick haben alle Teammitglieder direkten und selbständigen Zugang auf Aufgaben, Know-how und Informationen.

Gesammeltes Wissen – digitalisierte Handbücher für Dein Team.

Ein wichtiger Bestandteil des Systems für die optimale Kommuniktaion im Team ist die Rubrik ‚Wissen‘. Hier kannst Du Handbücher einfach digitalisieren und zur Verfügung stellen. Auch informative Fotos (z. B. wie ein Gedeck aussehen soll) oder Erklär-Videos geben online Deine genaue Vorstellung der Aufgabe wieder.  

Die Vorlage ist klar und es gibt keine Missverständnisse. Deine Mitarbeitenden erledigen ihre Aufgaben anhand des Fotos oder Videos. Du kannst sicher sein, dass sie es richtig machen.

„Man könnte sogar jeden Monat oder jedes Jahr ein Aufgaben-Quiz digital organisieren. Auf diese Weise sieht man, ob alle die Info verstanden haben“, so Harz.

„Hast Du schon gehört?“ Der digitale Flurfunk.

Das digitale Schwarze Brett heißt bei ‚Überblick‘ Infoboard. Dort kannst Du neue Mitarbeitende vorstellen, mit Anekdoten und Lob für gute Laune sorgen oder Neuigkeiten bekanntgeben. „Wir loben unser Team viel zu wenig. Konstruktive Kritik muss sein, aber positive Botschaften auch“, weiß Harz aus langer Erfahrung.

„Das Positive an der digitalen Informationsvermittlung ist, dass es alle miteinschließt.“

Der normale Flurfunk kommt nur bei einigen Mitarbeitenden an und ist oft fehlerhaft. Mit dem digitalen Schwarzen Brett kannst Du sicher gehen, dass die richtigen Infos kommuniziert und empfangen werden.

Digitale Wissenvermittlung in allen Sprachen auf Knopfdruck im smarten Kommunikations-Tool ‚Überblick‘.

Eine App in mehreren Sprachen – Keiner bleibt außen vor.

Gerade im Gastgewerbe arbeitest Du mit Menschen zusammen, die oft nicht so gut Deutsch sprechen. ‚Überblick‘ übersetzt deutsche Texte problemlos in andere Sprachen. Mit dem zusätzlichen Modul ‚Auto-Translate‘ können Kollegen sich Inhalte direkt in ihrer Muttersprache anzeigen lassen. 

Wäre es nicht toll, wenn Du einem Mitarbeitenden eine Nachricht in seiner Sprache schickst? Zum Beispiel in Polnisch oder Türkisch? Auf diese Weise bindest Du Menschen an Dein Unternehmen.

Der Chat – Es darf gequatscht werden. 

Optional bietet ‚Überblick‘ auch einen zusätzlichen Chat an. „Kollegen können entweder 1:1 chatten oder in einer Gruppe. Das ist extrem teambildend, weil der Chat auf der emotionalen Ebene stattfindet.“ 

Natürlich musst Du hier eine gewisse Sprache etabliere. Z.B. die Entscheidung für Du oder Sie als Anrede. Der Chat sollte aber auf jeden Fall Spaß machen und teamfördernd wirken. Und er sollte intern bleiben. Scheidet ein Mitarbeitender aus dem Team aus, wird das Überblick-Konto deaktiviert. So bleiben Firmenchat und Informationen im Haus und nicht beim ehemaligen Kollegen.

Pushbenachrichtigungen wachen über störungsfreie Auszeiten.

Es kann aber auch als lästig empfunden werden, ständig mit den Kollegen via Device in Kontakt zu sein. Schließlich freuet sich Dein Mitarbeitende auch über seinen Feierabend oder Urlaub.

Damit er da nicht ständig von Rundmails, Posts oder Nachrichten bombadiert wird, kann er seine Push-Benachrichtigungen ausschalten. So trägst Du automatisch zu seiner verdienten und für beide Seiten wertvollen Erholung bei.

6 Tipps, die im direkten Gespräch nicht fehlen dürfen.

Um Deine digitale Kommunikation noch wirksamer zu machen, darf das direkte, persönliche Gespräch nicht vernachlässigt werden.

Hier unsere 6 Tipps, die Dir helfen, dort souverän, öffnend und gewinnend aufzutreten:

1. Triff Dich mit Deinem Mitarbeitenden in einer entspannten Atmosphäre.
   Am besten nicht in Deinem Büro, bei dem Du auf dem Chefsessel sitzt. Das baut Widerstände auf. Gehe lieber mit ihm/ihr in ein Café. Oder geht nach draußen spazieren. Das kann Wunder wirken.
2. Geh mit einer guten Einstellung in das Gespräch.
   Das kannst Du einfach erreichen, wenn Du Dir vorher drei positive Dinge über Deine Mitarbeitenden überlegst. Falls Dir hier nichts einfällt, denke an drei schöne Dinge, die Dir gerade selbst passiert sind. Hauptsache, Du hebst Deine eigene Stimmung wenn Du ins Gespräch reingehst.
3. Beginne ein Gespräch nach der Begrüßung immer mit einem Kompliment an Dein Gegenüber.
   Lobe seine Krawatte, die neue Frisur, etwas, das er/sie kürzlich gut gemacht hat. Das erzeugt gleich eine gute, wohlwollende Stimmung.
4. Versuche, nicht nach unten zu gucken, sondern den Blick Deines Gesprächspartners einzufangen.
   Fällt es Dir schwer, ihm in die Augen zu gucken, schau zwischen die Augenbrauen. Das hilft Dir, Abstand zu wahren und doch Deinem Gegenüber das Gefühl zu geben, Du schaust ihn interessiert an.
5. Eine offene Haltung ist im Gespräch vor Deinem Team wichtig.
   Schultern zurück, lächeln, wenn möglich und angebracht, Hände öffnen. Am besten mit Handflächen nach oben gerichtet.
6. Von Deiner Nervosität kannst Du ablenken, indem Du mit Deinen Zehen ungesehen im Takt klopfst.
   Ein einfacher Trick, der hilft, wenn Du Angst hast zu zittern oder zu nervös zu wirken. Die konzentrierte Bewegung auf Deine Zehen gibt Deinem übrigen System Ruhe und baut Nervosität ab.

Der wichtigste Faktor für Deine Kommunikation ist Deine Aufmerksamkeit.

Für unseren Podcast “Salz inner Suppe“ interviewen wir vor allem Menschen, die das Thema Kommunikation richtig gut drauf haben. Und auch Helmut Harz als Kommunikations-Experte, der für sein Toll „Überblick“ die Gastgeber-Kommunikations-Wege fortwährend studiert und auswertet, kennt den wichtigsten wie einfachsten Rat. Alle sind wir uns einig:

„Nimm Dir die Zeit und höre genau hin statt nur zu.“

Deine Mitarbeitenden haben ein sehr feines Gespür, ob Du sie einfach nur reden lässt oder ob Du ganz genau zuhörst. Das allein kann schon viele Konfliktsituationen lösen.

Überblick vereinfacht den Alltag von Hoteliers und ihren Teams.

Für alle anderen Kommunikations-Wege und -Arten abseits des direkten Gespräches kann Überblick Dein Hotel- und Restaurantleben immens vereinfachen. Per Web oder Mobile App können Aufgaben, Kommunikation und Wissen gesendet und geteilt werden – einfach, direkt und transparent.

„Eines ist dabei für uns ganz wichtig: Es muss so einfach und übersichtlich wie möglich sein“, subsummiert Helmut Harz.

„Das heisst, ich kann jetzt endlich mit der Familie in Urlaub nach Hawai fahren, schaue zwei mal am Tag in Überblick und habe die Ruhe, dass im Betrieb alles in Ordnung ist?“ ist eine Kundenanfrage, die den Geschäftsführer direkt erreichte. Die schöne, positive Antwort darauf darfst Du Dir jetzt selbst geben.

Wir wünschen Dir viel Spaß und Gelassenheit in Deinem nächsten Urlaub! 

Deine Lisa & Annik
mit unserem Experten-Talk-Gast Helmut Harz von ‚Überblick‘

Den Überblick-Kommunikations-Beschleuniger gibt es ab 125,-* Euro/Monat.